Funzioni e uso delle pratiche nel sistema e-Iter
Le
pratiche sviluppate con e-Iter implementano diverse funzionalità,
che le rendono elastiche e adattabili alle esigenze particolari delle
organizzazioni.
Osserviamo più da vicino le funzionalità e il loro utilizzo:
La
costruzione della procedura
- La costruzione della procedura, o la sua
personalizzazione, viene effettuata da esperti di e-Iter, in
collaborazione con il richiedente
- La composizione delle procedure può
comprendere passi sequenziali e paralleli, e rimandi a passi
precedenti o successivi
- Per ogni passo viene definito un
operatore, quali informazioni può vedere e quali deve
compilare
- Una volta costruita, la
procedura viene replicata ogni volta che si inizia una pratica di
quel tipo
L'apertura
di una pratica
- L'accesso alle procedure avviene attraverso un
indirizzo web, è richiesta l'identificazione (username e
password) dell'operatore
- Le pratiche possono essere aperte da un
operatore specifico, da un gruppo limitato e specifico di operatori o
da utenti generici
- L'utente generico non deve scrivere username e
password, li trova già compilati
- L'operatore o utente che
apre la pratica è l'esecutore del primo passo
L'esecuzione
della pratica
- Ad ogni passo dopo il primo, il turno viene
notificato all'operatore per posta elettronica, l'e-mail contiene un
link alla pratica
- L'operatore può accedere quindi alla
pratica o attraverso il link della e-mail, o dall'indirizzo web di
accesso alle procedure
- L'esecuzione di un passo da parte di un
operatore consiste nel visionare la pratica e compilarne le parti di
sua competenza direttamente sulla pagina web
- L'esecuzione di un
passo può essere sospesa salvando la pratica come bozza, e
ripresa successivamente
- Al termine di ogni passo, la scelta del
passo successivo può essere obbligata o a discrezione
dell'operatore
Caratteristiche
della pratica
- Per ogni operatore e in ogni passo è
possibile salvare la pratica in formato PDF per la stampa, prima e al
termine della compilazione
- I campi da compilare, di cui è
composta la pratica, possono essere campi di testo, aree di testo non
formattate e formattate, campi numerici, campi calendario, box di
scelta (combobox) e box di caricamento di files (upload)
La
chiusura della pratica
- La chiusura di una pratica può
essere effettuata o dall'operatore dell'ultimo passo, o, se
abilitati, da operatori di passi precedenti
- La pratica chiusa
resta disponibile per successive visioni o salvataggi in formato PDF
L'archiviazione
delle pratiche
- Le pratiche, aperte e chiuse, sono archiviate nel file system: ciò le rende facilmente inseribili in altri sistemi di archiviazione
- Dalle pratiche è possibile inviare dati direttamente a database esterni
- La ricerca delle pratiche può essere per aperte/chiuse, per categoria, data, oggetto, operatore di turno
- Gli operatori possono vedere il tracciamento di ogni pratica, che mostra chi è intervenuto, quando, che cosa ha fatto e a chi ha inviato la pratica
- Sono possibili indagini statistiche su ogni tipo di pratica, di tracciamento e di dato contenuto